Présenter une lettre officielle : 8 éléments à ne pas oublier
Vous êtes mécontents, vous avez décidé d’écrire un courrier de réclamation à un service client ? À cause de difficultés financières, vous voulez demander un échéancier pour étaler une dépense trop lourde pour votre budget ? Vous pensez qu’une administration a fait une erreur sur votre dossier ? Un recruteur vous réclame une lettre de motivation ? Pour que vous soyez pris au sérieux, la présentation de votre courrier administratif doit respecter des normes précises. Que vous écriviez à la main ou sur ordinateur, voici les 8 éléments incontournables d’une lettre officielle.

1. Vos coordonnées
En haut à gauche de votre feuille, inscrivez vos coordonnées, sur plusieurs lignes :
- votre prénom suivi de votre nom de famille, ce dernier écrit en lettres capitales ;
- votre adresse postale, numéro et intitulé de la voie ;
- sur la troisième ligne, votre code postal et la localité ;
- si vous le souhaitez, votre numéro de téléphone introduit par Tél. et votre adresse électronique.
Par exemple :
Marie DUPONT
10 rue Jean Jaurès
87000 LIMOGES
Tél. 06 06 06 06 06
Vos coordonnées permettront à votre destinataire de vous répondre : veillez à ne pas laisser passer une coquille.
2. Les coordonnées de votre destinataire
Ce deuxième bloc doit se situer en haut à droite de votre courrier, légèrement décalé vers le bas par rapport au premier. Vous devez y faire figurer :
- le prénom et le nom de la personne à qui vous vous adressez, précédés de « Monsieur » ou « Madame » ;
- la fonction exercée par cette personne ;
- le nom de l’établissement ;
- l’adresse postale de l’entreprise ou de l’institution.
Par exemple :
Madame Françoise MARTIN
Responsable du service comptabilité
Entreprise Martin & Cie
50 avenue de la République
23000 GUÉRET
3. Le lieu et la date d’écriture de votre lettre
Juste au-dessous des coordonnées de votre destinataire, après avoir sauté une ligne, mentionnez le lieu et la date auxquels vous rédigez votre courrier. Tout simplement, si on poursuit notre exemple :
À Limoges, le 10 mars 2024
Avec une majuscule au début, une virgule avant la date, mais pas de ponctuation à la fin.
4. L’objet de votre courrier administratif, les références et les pièces jointes éventuelles
Revenons vers la gauche du document. Alignées contre la marge, plusieurs informations peuvent apparaître ici :
- l’objet de la lettre, indispensable, à écrire en gras ;
- éventuellement, les références : numéro de dossier, d’un avis de sommes à payer… ;
- la liste des pièces jointes, introduite par « P.J. : ».
Par exemple :
Factures impayées – demande d’aménagement
Réf. : vos factures n° 22-12, 22-13, 22-14
P.J. : coordonnées bancaires
5. La formule d’appel
Si vous écrivez à une femme, vous emploierez tout simplement « Madame » ; si votre interlocuteur est un homme, « Monsieur ». Et si vous vous adressez à plusieurs personnes, ou si votre destinataire est inconnu, vous utiliserez « Madame, Monsieur ».
Vous pouvez faire précéder la formule d’appel d’une tablature pour décaler légèrement le texte. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est plus esthétique. À vous de décider selon vos goûts.
Cette formule doit être suivie d’une virgule, et d’un saut de ligne.
6. Le corps du texte de votre lettre
Le corps du texte doit être aligné à gauche le long de la marge de votre feuille si vous écrivez à la main. Veillez à ce que l’écriture soit régulière, lisible et aérée. Votre destinataire doit pouvoir vous lire sans effort.
Si vous tapez votre lettre à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, il devra être « justifié ». Par ailleurs, choisissez une police neutre et sobre, comme Arial, Times New Roman ou Calibri.
Je reviendrai sur le contenu dans un prochain article, mais sachez déjà qu’un courrier administratif doit être court, concis et précis. Sinon, vous courez le risque qu’il ne soit pas lu, ou pas entièrement !
7. Une formule de politesse pour conclure
Indispensable pour marquer la fin de votre lettre officielle : la formule de politesse. Expression de ma considération, sentiments distingués, profond respect… J’en ai toute une liste en stock, mais je trouve celle-ci plutôt efficace et adaptée à un grand nombre de situations :
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame (ou Monsieur, ou Madame, Monsieur), mes salutations distinguées.
La formule de politesse peut être séparée du corps du texte par un saut de ligne.
8. Dernier élément de la présentation d’un courrier administratif : votre signature
Votre signature figurera en bas de page, si votre lettre est courte : c’est l’idéal. Vous pouvez la centrer ou la décaler légèrement à droite. Si votre courrier est destiné à être envoyé par voie électronique, inutile de l’imprimer pour le signer à la main. Mentionnez votre prénom et votre nom, cela suffira, sauf en cas de demande expresse.
Si vous écrivez à la main ou que vous imprimez votre document pour l’expédier par la poste, ajoutez votre signature.
Des règles très précises sont fixées par la norme AFNOR NF Z11-001 pour la présentation des courriers administratifs commerciaux. En tant que particulier, vous n’y êtes pas tenu. Mais les conseils donnés dans cet article y sont à peu près conformes.
Si malgré ces conseils, vous ne vous en sortez pas… ou si vous avez tout simplement la flemme, contactez-moi ! La rédaction de courriers administratifs fait partie de mes prestations de rédaction.